Cada vez más empresas y despachos participan en licitaciones internacionales o solicitan subvenciones para proyectos de investigación, desarrollo, innovación tecnológica o expansión comercial en el extranjero.
La preparación de la documentación requerida en estos procesos es un trabajo arduo y minucioso que puede llevar semanas. Muchas propuestas quedan fuera por no haber puesto el mismo cuidado en la elaboración de la documentación que requería traducción que en el resto. El que, por ejemplo, un certificado no lleve la traducción adecuada o se pase por alto la traducción de un anexo pueden hacer que te quedes fuera del proceso.
La traducción no es un trámite, es un requisito sine qua non. Para que la propuesta sea válida y, llegue a tiempo, esta debe cumplir todos los requerimientos formales del convocante y cada documento debe entenderse, es decir, ser presentado en el idioma adecuado.
¿Qué documentos suelen exigirse?
Aunque cada pliego es distinto, ciertos documentos que se solicitan deben ser traducidos en casi todos estos procesos, cuando intervienen administraciones extranjeras u organismos internacionales:
- Formularios oficiales y modelos normalizados
- Certificados (mercantiles, fiscales, bancarios, antecedentes penales, etc.)
- Cuentas anuales, estados financieros e informes de auditoría
- Poderes notariales y documentos de representación
- Memorias técnicas, planes de trabajo y ofertas económicas
- CV, titulación y perfiles, así como certificados que validen la experiencia del licitador y de su equipo
Para ello es imprescindible entender el contexto jurídico-administrativo, la terminología específica y los requisitos formales del organismo convocante.
En licitaciones convocadas por organismos o entidades publicas de España también se solicita que la documentación acreditativa, como pueden ser títulos expedidos por instituciones educativas o certificados de buena ejecución emitidos por entidades en el extranjero, se presenten en castellano, requiriéndose para ello una traducción jurada.
¿Traducción oficial, jurada, simple…?
Es de vital importancia saber qué documentos se han de traducir y qué tipo de traducción necesita cada documento.
Los documentos oficiales como certificados, poderes notariales, escrituras y documentos administrativos requieren una traducción jurada, también llamada traducción oficial.
Si se licita para una entidad en otro país se puede requerir que toda la documentación esté redactada en el idioma de ese país. Para ello, se tendrá que o redactar directamente las propuestas en ese idioma y solicitar la revisión de estas por un traductor profesional especializado en el área pertinente o traducir la propuesta redactada, por ejemplo, en castellano al idioma correspondiente.
La prioridad siempre debe ser la precisión terminológica y la claridad para que el evaluador entienda exactamente qué se ofrece y se proyecte una imagen sólida y coherente con el conjunto de la oferta.
Requisitos formales para tener en cuenta desde el inicio
Antes de lanzarse, conviene estudiar minuciosamente el pliego desde el primer hasta el último apartado:
- ¿Qué documentos deben presentarse traducidos y a qué idioma?
- ¿En cuáles se exige una traducción jurada u oficial?
- ¿Hay requisitos adicionales?
- Hay que recordar que los documentos oficiales emitidos en el extranjero deben contar con la Apostilla de la Haya o la legalización necesaria.
Incorporar estas preguntas al análisis inicial evita sustos y facilita planificar tiempos de traducción y revisión, organizar la documentación y evitar carreras de última hora que elevan el riesgo de error. Muchas veces hay puntualizaciones referentes a estos aspectos en los últimos apartados de los pliegos de cláusulas particulares.
Errores frecuentes y cómo evitarlos
En la práctica, suelen repetirse fallos como:
- No leer en su totalidad el contenido de los pliegos
- Dejar la traducción para el último momento, sin margen de tiempo para encargar un buen trabajo
- Omitir la revisión y corrección profesional del contenido de las propuestas redactadas en un idioma en el que no se es nativo.
- Confiar en que nuestro nivel de, véase, inglés, francés… es suficiente para argumentar una propuesta de una forma clara y concisa.
- Olvidar la traducción de alguno de los anexos, certificados o modelos oficiales exigidos
- Ignorar la exigencia de traducción jurada cuando el pliego la pide expresamente
- Mezclar traducciones de distintos proveedores sin unificar los criterios
- No adaptar el lenguaje al contexto administrativo del país de destino
La clave está en tratar la traducción como parte integral de la estrategia de licitación, no como un apoyo lingüístico de última hora.
Cómo debería ayudarte un colaborador de traducción
Muchas veces lo más útil es tener a tu lado un despacho de traductores que:
- Entienda cómo funcionan las licitaciones y subvenciones y sepa interpretar lo que pone en los pliegos
- Sepa decidir qué debe traducirse, con qué tipo de traducción y en qué orden
- Cuenta con traductores jurados y especialistas
- Esté certificado con las normas ISO 9001 e ISO 17100
¿Participas en concursos públicos, licitaciones o programas de subvenciones?
Colaborar con un despacho profesional de traducción, como el nuestro, aporta seguridad, ahorra tiempo, reduce riesgos y eleva la calidad de las ofertas, tanto en forma como en contenido.
Beatriz Pascual
Correctora Profesional, Lda. en CC. de la Información
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